Manuel de l'utilisateur

1. Premiers pas

Bienvenue dans Bilan AI. Pour commencer, vérifiez que les paramètres de votre entreprise sont exacts.

• Allez dans Paramètres (icône d'engrenage) → Profil de l'entreprise pour importer votre logo, indiquer votre adresse et compléter les informations de l'entreprise.
• Allez dans Paramètres (icône d'engrenage) → Utilisateurs et rôles pour inviter les membres de votre équipe et leur attribuer un rôle (Administrateur, Comptable, Lecteur).
• Allez dans Paramètres (icône d'engrenage) → Paramètres système → Intégrations pour configurer vos clés IA (Claude/Gemini) et votre messagerie (SMTP).

2. Le tableau de bord

Le tableau de bord vous donne en temps réel une vue d'ensemble de votre santé financière.

• Trésorerie : Total des disponibilités.
• Créances clients : Les sommes que vos clients vous doivent.
• Dettes fournisseurs : Les sommes que vous devez à vos fournisseurs.

3. Centre de commande IA

C'est le cœur de notre automatisation. Vous pouvez l'utiliser pour :

• Importer des documents : Importez une facture PDF ou la photo d'un reçu. L'IA la lit et prépare l'opération pour vous.
• Messages vocaux : Importez un fichier audio (par ex. « J'ai dépensé 25 000 FCFA en fournitures de bureau à la librairie »). L'IA le transcrit et crée l'écriture comptable.
• Analyse des e-mails : Connectez votre messagerie pour retrouver et traiter automatiquement les factures.

4. Clients (ventes)

Gérez vos encaissements.

1. Allez dans Ventes → Liste des clients pour créer un client.
2. Allez dans Ventes → Devis pour créer un devis, puis le transformer en commande client ou en facture.
3. Allez dans Ventes → Commandes clients lorsqu'un client passe commande.
4. Allez dans Ventes → Factures pour créer une facture (l'écriture est générée automatiquement : débit Clients, crédit Ventes).
5. Allez dans Ventes → Encaisser un règlement pour enregistrer le règlement du client.

5. Fournisseurs (achats)

Gérez vos dépenses.

1. Allez dans Achats → Liste des fournisseurs pour créer un fournisseur.
2. Allez dans Achats → Bons de commande pour commander des marchandises à vos fournisseurs.
3. Allez dans Achats → Factures fournisseurs pour enregistrer une facture fournisseur (l'écriture est générée automatiquement : débit Charges, crédit Fournisseurs).
4. Allez dans Achats → Régler les factures pour enregistrer votre décaissement.

6. Grand livre et comptabilité

Gérez votre plan comptable et vos écritures.

1. Allez dans Comptabilité → Plan comptable pour consulter, ajouter, modifier ou importer des comptes. Imprimez le plan comptable en PDF.
2. Allez dans Comptabilité → Journal des écritures pour consulter toutes les écritures comptabilisées.
3. Allez dans Comptabilité → Passer une écriture (Saisie d'écritures) pour passer des écritures manuelles.

7. Stocks et immobilisations

Suivez vos marchandises et vos immobilisations.

1. Allez dans Stocks → Fichier articles pour créer et gérer vos articles (stocké, non stocké, service, main-d'œuvre, assemblage).
2. Allez dans Stocks → Ajustements pour les régularisations d'inventaire physique et les pertes.
3. Allez dans Immobilisations → Acquérir une immobilisation pour immobiliser un nouveau bien.
4. Allez dans Immobilisations → Calculer les amortissements du mois avant de clôturer chaque période.

8. États financiers

Consultez vos états GAAP dans États → Centre des états : Compte de résultat, Bilan, Balance, Tableau des flux de trésorerie, balances âgées clients et fournisseurs, et plus de 30 autres états. Tous s'exportent en PDF ou Excel pour être partagés avec votre expert-comptable. Utilisez États → Clôturer la période pour les clôtures mensuelles et annuelles.